Faça o download deste post inserindo seu e-mail abaixo

Não se preocupe, não fazemos spam.
Powered by Rock Convert

A gestão de despesas da sua empresa é eficiente? Muito gestores enfrentam o desafio de gerar resultados financeiros positivos para a organização e o ponto mais crítico está nos gastos. Afinal, muitos deles, como aqueles relacionados à gestão de benefícios, não podem ser simplesmente cortados ou aumentados de repente.

Contudo, essa não é uma forma muito eficaz de atuar nessa questão. É preciso ter antecipação e previsibilidade além de um controle mais próximo do que está sendo comprado ou utilizado para evitar desperdícios de verbas. Por isso, é fundamental conhecer algumas práticas de gestão que auxiliem nesse sentido.

Se você acha que a sua empresa poderia economizar nos custos, mas ainda não sabe por onde começar, este post foi feito para você! Vamos explicar por que adotar medidas de contenção de despesas e daremos dicas de ações que vão melhorar a gestão financeira do negócio. Então, fique atento e boa leitura!

Por que a gestão de despesas é tão importante?

Para que uma empresa consiga funcionar plenamente existem alguns gastos que se fazem necessários, tais como o investimento no reconhecimento dos colaboradores. O problema começa quando não há um controle sobre isso e eles acabam ultrapassando o valor do faturamento. Evitar que isso aconteça é muito importante para manter o negócio competitivo no mercado e ainda proporciona benefícios interessantes, como veremos a seguir.

Mantém a saúde financeira da empresa em dia

Uma gestão de despesas eficiente evita que os gastos se excedam demais e consumam toda a margem de lucro. Além disso, fica mais fácil identificar quais são os pontos nos quais eles podem ser reduzidos ou até mesmo eliminados. Assim, a saúde financeira da empresa fica sempre em dia e os valores economizados podem ser investidos em outras coisas mais relevantes para o negócio.

Garante mais previsibilidade

O controle de despesas de uma empresa implica no conhecimento de tudo o que deverá ser pago em um determinado período. Ou seja, todas as contas a pagar são devidamente identificadas e previstas no planejamento financeiro geral, inclusive aquelas referentes à gestão de pessoas, tal como o vale-transporte. Com isso, os gestores têm mais previsibilidade na utilização de suas verbas e podem se planejar de forma mais precisa quanto a futuras compras e investimentos.

Prepara a empresa para situações atípicas

Por mais que exista um controle efetivo sobre as despesas da empresa, imprevistos acontecem. Nesses casos, com as contas bem organizadas os impactos de um gasto repentino são muito menores e os gestores têm a possibilidade de remanejar algumas para evitar maiores prejuízos.

Como organizar melhor as despesas?

Agora que entendemos a importância da gestão de despesas, vamos ver algumas dicas sobre como implantar medidas que garantam melhorias nesse sentido. Confira!

Conheça todas as despesas

O primeiro e também o mais impactante dos passos é saber exatamente quais são todas as despesas da empresa. Parece muito preciosismo mas isso é fundamental para conhecer a fundo a rotina de gastos da organização. Portanto, comece listando todas as contas a pagar, organizadas preferencialmente por setores.

Dessa forma, tem-se uma visibilidade maior da situação real e atual das finanças da empresa. O que permite identificar quais são as equipes que têm gastado mais com reembolsos e vale-combustível, por exemplo, e quais delas precisarão fazer alguns ajustes para se adequarem ao orçamento ideal.

Estabeleça boas parcerias com fornecedores

Outro ponto de grande importância é a relação com os fornecedores. Eles representam as principais fontes de saída de valores da empresa e, por isso, precisam ser muito bem escolhidos e cultivados. Estabelecer parceiras com eles traz vantagens para ambas as partes.

Então, renegocie os contratos mais caros e faça uma pesquisa de mercado. Mesmo que prefira os produtos e serviços de uma determinada empresa, busque referências para argumentar por preços melhores. Firme contratos mais longos em alguns casos para que eles tenham a garantia de contar com as suas compras por um bom tempo. Isso ajuda a baratear os preços e fortalecer a parceria.

Elabore uma política de gestão financeira

As empresas que mantêm uma política bem estruturada de gestão financeira conseguem melhores resultados. Isso acontece porque as regras estão claras para todos os colaboradores e não apenas para aqueles pertencentes aos setores administrativo, financeiro e contábil.

Sendo assim, todos sabem quais são os procedimentos a serem seguidos, os processos que precisam ser acionados e os limites de valores e prazos em cada situação. O que evita pedidos de última hora sem uma urgência real e falta de controle sobre a utilização das verbas por setor.

Limite os gastos das contas de despesas por setor

Por falar nos gastos de cada setor, uma prática imprescindível é fazer a separação das contas de despesas da empresa por departamento. Essa ação deve ser feita desde a elaboração do plano orçamentário, no qual cada gestor de centro de custo terá um montante determinado para o ano subsequente.

Essa divisão ajuda a distribuir melhor a verba anual conforme as necessidades específicas de cada setor. Além disso, o ideal é que a empresa tenha uma solução de gestão pré-paga, na qual a verba para o período é automaticamente disponibilizada conforme a previsão de gastos. Assim, não existe a possibilidade do gestor estourar seu orçamento sem a anuência de um superior.

Utilize a tecnologia a seu favor

Por fim, o uso de tecnologia é essencial para agilizar o processo e reduzir as margens de erros. Diante do cenário atual da sociedade, as soluções em nuvem e que tenham integração intermodal são as mais indicadas. Os softwares de gestão administrativa e financeira estão bastante modernos e atendem a grande parte das necessidades da empresa.

Nesse sentido, o uso de um cartão pré-pago proporciona mais segurança na limitação dos gastos e mobilidade no acesso às informações via smartphone. Inclusive, ele elimina a necessidade de longos processos de aprovação e agiliza o reembolso para os colaboradores.

Então, se você quer melhorar a gestão de despesas da sua empresa, que tal fazer um Cartão Pré-Pago Corporativo da SPVale? Com ele, além do cartão, você conta com um aplicativo para a prestação de contas e um sistema para gerenciamento da empresa. Acesse agora e conheça!

Fale com um consultorPowered by Rock Convert