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Gestão de despesas: como realizá-la de forma prática e segura

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A gestão de despesa da sua empresa é eficiente? Muitos administradores enfrentam o desafio de gerar resultados financeiros positivos para a organização, e o ponto mais crítico está nos gastos. Afinal, muitos deles, não podem ser, simplesmente, cortados ou aumentados, de repente.

É preciso ter antecipação e previsibilidade, além de um controle mais próximo do que está sendo comprado ou utilizado, para evitar desperdícios de verbas. Por isso, é fundamental conhecer algumas práticas de gestão que auxiliem, nesse sentido.

Se você acha que a sua empresa poderia economizar nos custos, mas ainda não sabe por onde começar, este post foi feito para você! Vamos explicar por que adotar medidas de contenção de despesas e daremos dicas de ações que podem melhorar a gestão financeira do negócio. Continue a leitura e saiba mais!

Por que a gestão de despesas é tão importante?

Para que uma empresa consiga funcionar plenamente existem alguns custos que se fazem necessários, tais como:

Os itens são diversos e podem variar de acordo com as características do negócio. Contudo, o problema começa quando não há um controle sobre isso e eles acabam ultrapassando o valor do faturamento. Evitar que isso aconteça é muito importante para manter o negócio competitivo no mercado e ainda proporciona benefícios interessantes, como veremos, a seguir.

Mantém a saúde financeira da empresa em dia

Uma gestão de despesas eficiente evita que os gastos se excedam demais e consumam toda a margem de lucro. Além disso, fica mais fácil identificar quais são os pontos nos quais eles podem ser reduzidos ou, até mesmo, eliminados. Assim, a saúde financeira da empresa fica sempre em dia e os valores economizados podem ser investidos em outras coisas mais relevantes para o negócio.

Garante mais previsibilidade

O controle de despesas de um empreendimento implica no conhecimento de tudo o que deverá ser pago em um determinado período. Ou seja, todas as contas a pagar são devidamente identificadas e previstas no planejamento financeiro geral, inclusive aquelas referentes à gestão de pessoas, tal como o vale-transporte. Com isso, os gestores têm mais previsibilidade na utilização de suas verbas e podem se planejar, de forma mais precisa, quanto a futuras compras e investimentos.

Prepara a empresa para situações atípicas

Por mais que exista um controle efetivo sobre as despesas da empresa, imprevistos podem acontecer. Uma instabilidade na economia do país ou mudanças bruscas na taxa de câmbio, por exemplo, podem representar um risco para muitos negócios que não tenham as finanças estruturadas. Ao manter as contas bem organizadas, os impactos de um gasto repentino são menores e os gestores têm a possibilidade de remanejar algumas verbas para evitar maiores prejuízos.

Como organizar melhor as despesas?

Agora que entendemos a importância da gestão de despesa, vamos ver algumas dicas sobre como implantar medidas que garantam melhorias, nesse sentido. Confira!

Conheça todas as despesas

O primeiro e também o mais impactante dos passos é saber exatamente quais são todas as despesas da companhia. Parece muito preciosismo, mas isso é fundamental para conhecer a fundo a rotina de gastos. Portanto, liste todas as contas a pagar, organizadas, preferencialmente, por setores.

Além de despesas maiores, como contas do espaço físico, salário e benefícios, avalie todos os custos, incluindo, itens como alimentação, materiais de escritório, cartão corporativo de funcionários, entre outros.

Acompanhe as despesas da equipe

Dessa forma, tem-se uma visibilidade maior da situação real e atual das finanças da empresa. Isso permite identificar quais são as equipes que têm utilizado mais recursos e aplicar ajustes, para elas se adequarem ao orçamento ideal.

Uma dica para controlar as despesas é o uso de um cartão pré-pago — ele proporciona mais segurança na limitação dos gastos e mobilidade no acesso às informações, via smartphone. Inclusive, elimina a necessidade de longos processos de aprovação e agiliza o reembolso para os colaboradores.

Dê atenção ao fluxo de caixa

O sucesso de uma empresa depende de uma boa gestão financeira. Nesse sentido, além de cuidar das despesas, é fundamental acompanhar as entradas de recursos para manter um equilíbrio nas contas. Você pode fazer esses controles com um software de gestão financeira, assim é possível analisar todas as movimentações com mais facilidade e tomar decisões estratégicas para equilibrar o orçamento.

Além disso, manter um bom controle financeiro evita problemas e despesas extras causadas por atrasos nos pagamentos. Deixar de pagar uma conta, por exemplo, pode fazer com que o CNPJ seja negativado, o que dificulta a realização de negócios, obtenção de empréstimos etc.

Implemente uma cultura de contenção de gastos

Os colaboradores têm responsabilidade pela boa utilização dos recursos de uma corporação e podem contribuir para a contenção de custos. Nesse caso, vale a pena orientá-los sobre o uso consciente de água e luz, materiais de escritório, impressão etc. Nesse sentido, a empresa pode investir em ações de comunicação para reforçar a importância disso, como apagar a luz da sala ao sair, desligar as torneiras quando não estiverem em uso, entre outras medidas.

Estabeleça boas parcerias com fornecedores

Outro ponto de grande relevância é a relação com os fornecedores. Eles representam as principais fontes de saída de valores do negócio e, por isso, precisam ser muito bem escolhidos e cultivados. Estabelecer parcerias traz vantagens para ambas as partes.

Então, renegocie os contratos mais caros e faça uma pesquisa de mercado. Mesmo que prefira os produtos e serviços de uma determinada empresa, busque referências para argumentar por preços melhores. Firme contratos mais longos, em alguns casos, para que eles tenham a garantia de contar com as suas compras por um bom tempo. Isso ajuda a baratear os preços e fortalecer a parceria.

Elabore uma política de gestão financeira

As organizações que mantêm uma política bem estruturada de gestão financeira conseguem melhores resultados. Isso acontece porque as regras estão claras para todos os colaboradores, e não apenas para aqueles pertencentes aos setores administrativo, financeiro e contábil.

Sendo assim, todos sabem quais são os procedimentos a serem seguidos, os processos que devem ser acionados e os limites de valores e prazos em cada situação. Isso evita pedidos de última hora, sem uma urgência real, e ausência de controle sobre a utilização das verbas por setor.

Limite os gastos das contas de despesas por setor

Por falar nos gastos de cada setor, uma prática imprescindível é fazer a separação das contas de despesas da empresa por departamento. Essa ação deve ser feita, desde a elaboração do plano orçamentário — no qual cada gestor de centro de custo terá um montante determinado para o ano subsequente.

Essa divisão ajuda a distribuir melhor a verba anual, conforme as demandas de cada setor. Além disso, o ideal é que a companhia tenha uma solução de gestão pré-paga, na qual a verba para o período é automaticamente disponibilizada, de acordo com a previsão de gastos. Assim, não existe a possibilidade de o gestor estourar seu orçamento, sem a anuência de um superior.

Faça comparação de preços

Ao contratar serviços ou comprar produtos, pesquise bem para encontrar fornecedores com o melhor custo-benefício, pois a diferença de preço de um local para outro pode ser grande. A realização de um evento interno, por exemplo, pode envolver a contratação de diversos serviços. Portanto, adotar essa estratégia será positivo para o orçamento final.

Contudo, vale destacar que a atitude não visa optar pela proposta mais barata. Além do preço, é necessário considerar outros fatores, como qualidade dos produtos ou serviços, reputação da empresa, prazo de entrega, formas de pagamento, entre outros quesitos.

Utilize a tecnologia a seu favor

Por fim, o uso de tecnologia é essencial para agilizar o processo e reduzir as margens de erros. Diante do cenário atual da sociedade, as soluções em nuvem com integração intermodal são as mais indicadas.

Os softwares de gestão administrativa, financeira, de pessoal e de estoque são bastante modernos e atendem a grande parte das necessidades das empresas, contribuindo para otimizar as tarefas e reduzir erros, que podem implicar em gastos extras. Ao atrasar o pagamento de uma conta, por exemplo, haverá despesas com juros e multas. Sendo assim, é preciso fazer um controle adequado de todos os processos do negócio.

Quais são os erros comuns para evitar, ao fazer a gestão de despesas do negócio?

Mesmo com as dicas acima, alguns gestores podem ter dificuldades para fazer a gestão de despesas do negócio. Abaixo, separamos alguns erros comuns para você dar atenção.

Não separar as finanças pessoais das empresariais

Esse costuma ser um problema comum para PME’s. É importante deixar as finanças e as despesas separadas, para se ter um controle melhor dos gastos, investimento etc.

Não avaliar os riscos

Adotar uma atitude preventiva é um passo significativo para o sucesso do negócio — assim, você terá um plano para lidar com imprevistos financeiros, com mais agilidade.

Não acompanhar relatórios gerenciais

A administração de um negócio não deve ser guiada por “achismos”. É recomendado ter dados concretos para tomar atitudes acertadas sobre despesas, necessidade de corte de gastos etc.

Não obter conhecimento sobre a área

Aprofundar-se na área de gerenciamento das finanças é um passo significativo para adotar os melhores processos e reduzir erros. Você também pode contar com profissionais ou fornecedores especializados para auxiliar nisso.

Como vimos, manter um controle das contas é fundamental para a saúde financeira e o sucesso da empresa. Esperamos que as dicas do texto ajudem você a fazer uma gestão de despesa eficiente.

Além de acompanhar as despesas, é importante cuidar de outros processos da companhia. Confira o nosso próximo post e entenda como fazer a gestão de benefícios!

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