Vale-transporte em dinheiro: entenda os riscos e o que diz a CLT!

Alguns gestores podem ter dúvidas se devem ou não pagar o vale-transporte em dinheiro. Isso acontece com você? De maneira geral, a ação não é permitida pela legislação vigente, além disso, fica difícil controlar o uso do dinheiro e assegurar que o colaborador utilize a verba para o deslocamento.

Para evitar problemas com o fisco, é importante entender sobre a legislação trabalhista e buscar formas de oferecer o vale-transporte de maneira adequada. Preparamos um post com algumas dicas que podem ajudar nessa missão. Confira!

O que a legislação diz sobre vale-transporte?

O vale-transporte é um benefício obrigatório, regulamentado pela Lei n° 7.418. Segundo essa legislação, os colaboradores registrados e temporários têm direito a uma verba antecipada para arcar com as despesas de deslocamento entre sua residência e o trabalho, e vice-versa.

Parte dos custos com o transporte pode ser descontada da folha de pagamento, limitada a 6% do salário-base. O valor restante deve ser pago pela empresa. Isso garante que o desconto não seja excessivo e que o colaborador possa se deslocar de forma acessível.

O vale-transporte faz parte do salário?

O auxílio-transporte não é considerado parte do salário do colaborador. De acordo com a legislação trabalhista, esse benefício possui natureza indenizatória, ou seja, tem como objetivo custear as despesas de deslocamento do trabalhador entre sua residência e o local de trabalho, sem representar uma forma de remuneração.

Por isso, o valor do vale-transporte não entra na base de cálculo para o pagamento de encargos trabalhistas, como contribuição previdenciária, FGTS ou IR. Esse caráter indenizatório significa que o benefício não é somado ao salário para fins de cálculos trabalhistas, como férias, 13º salário ou rescisão contratual. Portanto, é importante ter uma boa gestão de vale-transporte para realizar o processo de forma adequada.

Quais os impactos de pagar o VT em dinheiro?

Não é recomendado pagar o vale-transporte em dinheiro, além de ser uma prática ilegal, fica difícil controlar o uso do benefício. Saiba mais sobre cada uma das principais desvantagens, a seguir!

Ilegalidade

O Decreto n.º 10.854, de 10 de novembro de 2021, no artigo 110, esclarece que não é permitido substituir o vale-transporte por antecipação em dinheiro. Contudo, há alguns casos em que isso pode ser aceito, como em situações emergenciais e por acordos e convenções coletivas, determinando o pagamento do vale-transporte desse modo.

Dificuldade de controle

Além da ilegalidade, que pode gerar complicações para a empresa, outra desvantagem é no controle do uso. Se o pagamento for feito em dinheiro, o colaborador fica livre para aplicar o montante como preferir, inclusive de forma indevida. Além disso, será mais difícil para a equipe de RH controlar as despesas com deslocamento, isto é, quanto creditar para cada funcionário.

Custos extras

Pagar o vale-transporte em um cartão específico não gera a incidência de impostos relacionados a FGTS, INSS e IR. Contudo, se o pagamento for feito em dinheiro, há um risco de ele ser caracterizado como salário, o que aumentará a base de cálculo para o pagamento dos impostos.

Como fazer o desconto do vale-transporte?

Existem alguns cuidados que podem ser implementados no cotidiano da empresa para que suas práticas estejam alinhadas com as exigências da legislação. Veja, a seguir, como fazer o desconto de vale-transporte da maneira correta:

• limite máximo de desconto — como visto, é possível descontar até 6% do salário base do colaborador para custear o vale-transporte. Consequentemente, se o valor do benefício for maior que esse percentual, a diferença deve ser paga integralmente pelo empregador;
• faça o cálculo correto — o desconto deve ser feito sobre o salário base, sem incluir adicionais como horas extras, comissões ou bônus. Por exemplo: se um colaborador recebe R$ 3.000 de salário base, o desconto máximo será de R$ 180 (6%);
• identifique os funcionários que recusam o benefício — o trabalhador pode optar por não receber o vale-transporte, caso utilize outro meio de locomoção. Essa decisão deve ser formalizada por escrito e assinada, para evitar questionamentos futuros;
• evite o auxílio-transporte em dinheiro — embora algumas empresas paguem o benefício em dinheiro, essa prática traz muitos prejuízos. A legislação prevê que o vale deve ser concedido por meio de cartões ou bilhetes específicos. Caso seja pago em dinheiro, há possibilidade de que seja caracterizado como salário, gerando encargos trabalhistas;
• mantenha os registros e comprovações — para garantir a conformidade com a legislação, a empresa deve registrar a concessão e os descontos na folha de pagamento, preservando a transparência e segurança jurídica no processo.

Como oferecer o vale-transporte aos colaboradores?

A melhor forma de oferecer a verba de deslocamento é com um cartão de vale-transporte individual, que será utilizado nos meios de transporte público da cidade.

O montante deve ser disponibilizado no início de cada mês e a empresa pode contar com um gestor de benefícios para fazer o cálculo dos valores, acompanhar as recargas e evitar erros e atrasos nos pagamentos.

Há ainda outra alternativa, que é o auxílio-mobilidade. Nesse caso, o pagamento da verba de deslocamento pode ser feito em um cartão multibenefícios, e, além da recarga de cartão de transporte público, o montante pode ser empregado para pagamento de corrida de táxi ou carro por aplicativo, aluguel de carro, combustível, entre outras despesas afins.

Como gerenciar de forma eficiente o VT?

Para garantir uma gestão eficiente do vale-transporte, é essencial que a empresa adote processos organizados e alinhados à legislação. O primeiro passo é mapear corretamente a necessidade de cada colaborador, considerando os meios de transporte utilizados e os valores necessários para o deslocamento. Ademais, vale a pena estabelecer um controle rigoroso das solicitações e atualizações cadastrais, evitando concessões indevidas ou subutilização do benefício.

Uma forma prática e segura de gerenciar o vale-transporte é contar com a SPVALE, que oferece uma solução completa para a compra unificada de benefícios, permitindo o controle centralizado dos valores e a recarga em diversos cartões de transporte. Com um sistema intuitivo e atendimento ágil, a SPVALE simplifica o processo, aumenta a eficiência operacional e garante mais segurança tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Ao longo do texto é possível perceber que disponibilizar vale-transporte em dinheiro, geralmente, não é a melhor opção para a empresa. Se tiver dúvidas, você pode contar com uma equipe de especialistas em benefícios para auxiliar na melhor decisão. Afinal, uma gestão eficiente do vale-transporte contribui para a conformidade legal e a otimização dos recursos da empresa.

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