Quer saber como fazer uma gestão de vale transporte eficiente? Veja aqui!

Quem trabalha no RH da empresa é o responsável por gerir todos os benefícios recebidos pelos colaboradores. No caso da gestão de vale transporte, o responsável deve realizar o controle mensal do valor depositado para o pagamento do deslocamento do funcionário até a empresa.

O vale transporte é muito mais que um benefício: é um direito do trabalhador, e deve ser gerido com seriedade. Para realizar uma gestão eficiente do vale transporte, há algumas dicas que podem ser seguidas. Acompanhe a leitura e confira!

Faça um controle individualizado

O vale transporte é um valor repassado pela empresa ao colaborador que pode variar muito de funcionário para funcionário, a depender do trajeto de sua casa até o trabalho, quantidade de conduções necessárias e outros fatores. Por esse motivo, o ideal é que seja feito um controle individualizado do repasse do vale, tendo as informações de quantidade de passagens utilizadas por dia por colaborador e do valor já acumulado no cartão, o que norteará os próximos repasses.

Utilize um software especializado

Para ser eficiente, aliando o controle correto do repasse ao cumprimento das normas de legislação, uma excelente dica é utilizar um software especializado para fazer a gestão do vale transporte. Dessa maneira, é possível centralizar a gestão do vale-transporte e de outros benefícios, facilitando o controle do repasse de valores e a verificação do saldo que consta no cartão, simplificando o processo de recarga dos vales.

Oriente os colaboradores

Muitos colaboradores fazem o uso indevido do vale transporte, aproveitando o direito trabalhista para vender o benefício a terceiros por valores abaixo do mercado e obter dinheiro do vale que é pago em cartão. Essa prática não só é ilegal como também oferece diversos riscos ao trabalhador, sendo considerada um crime e levando até a sanções para a empresa. Por isso, é importante que a organização oriente e conscientize os funcionários a respeito do uso correto do vale-transporte.

Vete o pagamento em dinheiro

Conforme o art. 5º do Decreto 95.247/1987, é vedado por lei ao empregador fornecer uma antecipação em dinheiro em substituição ao vale transporte, exceto em situação de impossibilidade de pagamento pelos fornecedores e necessidade de ressarcimento dos valores pagos pelo próprio funcionário.

Isso porque o vale transporte não é um benefício de natureza salarial e, portanto, não incide sobre a contribuição do FGTS, férias e 13° salário e nem pode ser integrado diretamente à remuneração do colaborador. A exceção para a concessão do vale-transporte em dinheiro é para a contratação de serviços domésticos, na qual o empregador arca com o valor da passagem do trajeto até o local

Organize os processos

Uma gestão desorganizada não só atrapalha a eficiência dos processos internos da companhia como também pode prejudicar os trabalhadores, que podem ter prejuízos ao lidar com uma concessão atrasada do vale transporte, devido à desorganização da empresa.

Para evitar que isso aconteça, estabeleça processos bem definidos, que vão desde o cadastro dos colaboradores que necessitam do vale transporte, com as informações de endereço, de quantas passagens são necessárias diariamente, de quais linhas de condução são utilizadas e declarações dos que não fazem uso do benefício, até os processos de pagamento mensal dos vales.

Tenha um modelo de controle do vale transporte

Outro passo necessário para estruturar e ordenar o processo de concessão do vale-transporte é ter um modelo de controle automatizado, baseado na utilização de um programa especializado. Dessa forma, é possível monitorar as recargas mensais, verificando o valor depositado inicialmente, o valor que não foi utilizado e, assim, calcular o valor que deverá ser pago para completar o benefício, que é cumulativo mês a mês.

Cumpra a legislação trabalhista

Ao lidar com a concessão de benefícios de natureza trabalhista, é primordial observar o cumprimento da legislação vigente, para que a gestão seja eficiente. Segundo a lei n° 7.418, de 16/12/1985, que dispõe sobre a concessão do vale-transporte, o empregador deve participar dos gastos fornecendo ajuda de custo ao funcionário para o seu deslocamento, podendo descontar até 6% de seu salário-base na folha de pagamento, sendo a empresa responsável por arcar com o valor remanescente.

Trabalhe com transparência

O departamento de RH ou os responsáveis pela concessão de benefícios devem prezar, ao máximo, pela transparência em seu trabalho. Afinal, uma gestão eficiente requer clareza em todos os processos envolvidos. Muitas empresas têm efetuado descontos indevidos e injustificados em relação ao vale transporte na folha de pagamento de seus funcionários. Isso gera não só insatisfação por parte do trabalhador e do contratante da empresa concessionária como também pode levar a sérias sanções trabalhistas, por isso, a clareza e a transparência são fundamentais nesse processo.

Conte com uma empresa especializada

Para fazer uma gestão de vale transporte com eficiência, primeiramente, é preciso conhecer os funcionários que têm direito ao benefício e cadastrá-los no sistema com todas as informações necessárias (endereço, quantidade de vales utilizados por dia e linhas de transporte utilizadas). Lembrando que os colaboradores que possuem veículo próprio não têm direito ao benefício.

A partir disso, é preciso fazer uso de sistemas especializados de controle da concessão dos benefícios, a fim de monitorar os gastos mensais dos funcionários com o vale transporte, acompanhando o uso do vale e complementando a recarga mês a mês.

Se você deseja automatizar esses processos na sua empresa e garantir que a concessão do benefício será realizada de maneira transparente e confiável, conforme a legislação trabalhista, conte com a SPVale, que já atua há mais de 20 anos no mercado de concessão de benefícios corporativos.

A SPVale atua no fornecimento de vale transporte, vale alimentação, vale cultura, vale combustível e outros benefícios para facilitar e otimizar a rotina da sua empresa, trazendo as vantagens da redução de custos com solicitações de vale transporte e o gerenciamento unificado de pedidos no sistema. Além disso, é possível criar relatórios da concessão do benefício e realizar um mapeamento do transporte dos funcionários, a fim de descobrir qual o melhor trajeto, contando com um atendimento seguro e exclusivo.

Gostou das nossas dicas sobre como melhorar o gerenciamento de benefícios na sua empresa? Então, compartilhe agora mesmo esse post com seus amigos nas redes sociais!