Folha de pagamento: o guia completo sobre o assunto

Já reparou que, por mais estratégicas que sejam as atividades voltadas aos colaboradores, todas elas passam, de alguma maneira, pela folha de pagamento? Está tudo lá: o salário negociado no momento da contratação, as bonificações concedidas pela empresa, os descontos sobre os benefícios obrigatórios e não obrigatórios e muito mais.

Por isso, ainda que essa pareça uma atividade burocrática ou monótona, entender cada ponto da folha de pagamento é fundamental para todo profissional de Recursos Humanos, inclusive, para atuar cada vez mais estrategicamente.

Com este guia, você entenderá como fazer uma melhor gestão de pagamentos, vai conferir quais informações devem ser apontadas, de forma obrigatória, como deixá-las mais claras, tanto para o colaborador quanto para a própria empresa, e diversas outras dicas. Boa leitura!

O que é a folha de pagamento?

Folha de pagamento é a relação das remunerações mensais pagas e descontadas dos colaboradores pela empresa. Também é conhecida como holerite ou contracheque e tem a função de transformar em dados contábeis todas as informações trabalhistas de um profissional, para o cálculo do seu recebimento e dos pagamentos de direito e obrigatórios.

Por falar em obrigatório, você saiba que apresentar a folha de pagamento é uma atividade obrigatória de toda empresa? Ainda que não exista um modelo padrão a ser seguido, nela devem constar todas as informações legais, como determina o Decreto nº 3.048, de 1999.

Entre outros tópicos da lei, veja o que diz o art. 225, na sessão das Obrigações Acessórias:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

       I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

       II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

       III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização.

Para que serve o holerite?

Tudo o que é recebido pelo colaborador e descontado dele deve constar na folha de pagamento como o salário — bruto e líquido —, o desconto com vale-transporte e todos os demais direitos e benefícios que ele recebe da organização.

Por isso, esse é um importante instrumento a ser utilizado pelo RH e que servirá como demonstrativo para os gestores entenderem quais são os custos incidentes sobre a manutenção de um colaborador na empresa.

Um exemplo da importância do holerite está na negociação de um aumento com um colaborador. Por meio da folha, é possível ter claras informações que servirão de base para o acordo, como as vantagens que ele recebe, quanto é descontado, qual a possível margem de aumento, entre outras ações.

Além disso, a folha de pagamento é um dos principais respaldos legais, tanto para o colaborador quanto para a empresa. Para o primeiro caso, é a referência que os trabalhadores têm para acompanhar os descontos do seu salário e averiguar informações caso tenham dúvidas quanto aos seus recebimentos.

Outra função importante da folha de pagamento na vida prática do trabalhador é a comprovação de renda para conseguir crédito pelo mercado, como no caso de financiamentos de imóveis e automóveis.

Já no caso das empresas, o holerite é uma das principais provas legais para evitar complicações no futuro, como ações trabalhistas, pois funcionam como um histórico do funcionário durante a permanência na organização. Por isso, é importante manter os documentos atualizados e arquivados de maneira segura.

Quais são as informações obrigatórias?

Reforçando o que dissemos anteriormente, não há uma regra que define um modelo padrão para fazer a folha de pagamento, mas sim a obrigatoriedade dos seguintes dados:

1. informações pessoais do colaborador, como nome completo, CPF, número da carteira de trabalho, data de admissão, função ou cargo ocupado na empresa;
2. dados do empregador;
3. mês vigente;
4. salário contratual bruto;
5. descontos trabalhistas, como INSS e FGTS;
6. salário base para cálculo do Imposto de Renda;
7. descontos de benefícios para funcionários, incluindo os obrigatórios, como o vale-transporte, e de vantagens não obrigatórias, como vale-alimentação;
8. valores referentes às horas extras e ao Descanso Semanal Remunerado (DSR);
9. descontos de plano de saúde, odontológico e outros;
10. quantidade de dias trabalhados no respectivo mês;
11. bonificações com PLR e outras;
12. descontos e informações referentes à filiação a sindicatos da categoria, quando houver;
13. número de cotas de salário-família, quando houver;
14. informação do valor do adiantamento mensal, quando houver;
15. valores referentes a empréstimos realizados pelo colaborador com a empresa;
16. salário líquido após todos os descontos.

Como é feito o cálculo da folha de pagamento?

Percebeu quantas informações importantes devem constar no holerite dos colaboradores? Agora, todos os recebimentos e descontos são transformados em números, códigos e percentuais, que são os itens que compõem, de fato, a folha de pagamentos.

Se isso assusta, não se preocupe, pois existem empresas especializadas nesse tipo de atividade e que podem ser aliadas da organização para manter uma gestão de pagamentos eficiente. Porém, é importante que o RH tenha noção do que deve constar no documento, certo?

Além disso, você pode estar se perguntando quais são os descontos legais em cada caso. Eles variam de acordo com o salário do profissional? Continue acompanhando e entenda como funciona em relação aos principais vencimentos.

Cadastro do colaborador e da empresa

É preciso classificar o colaborador de acordo com a categoria a qual ele pertence. Essa classificação é regulamentada por Convenção Coletiva quando há a participação de um sindicato de profissionais.

As normas previstas em cada profissão regulamentada serão a base para calcular o salário da categoria ou da função, assim como para determinar o cálculo dos benefícios, descontos e demais valores necessários da folha de pagamento dos trabalhadores.

CNAE e alíquota de RAT x FAP

Também devem ser observadas a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) na qual a empresa está cadastrada. Outro ponto importante, principalmente para empresas que exercem atividades de risco, é ter atenção à alíquota para o cálculo do RAT (Riscos Ambientais no Trabalho) junto do FAP (Fator Acidentário de Prevenção).

Esses são valores que a empresa deve pagar para que os custos com a Previdência sejam cobertos, caso haja vítimas de doenças causadas pelo desempenho da atividade profissional, assim como os acidentes de trabalho.

A alíquota do RAT varia entre 1% e 3%, a depender de cada situação:

• 1% : caso a atividade seja de mínimo risco;
• 2% : caso a atividade seja de médio risco;
• 3% : caso a atividade seja de grave risco.

O FAP varia entre 0,5000 a 2,0000, é multiplicado pela alíquota do RAT e também pode alterar de acordo com o número de ocorrências de doenças ocupacionais, acidentes de trabalho na empresa, entre outros fatores.

No portal do Ministério da Economia há orientações mais detalhadas sobre a ordem de frequência dessas ocorrências, a classificação de gravidades, os custos e outros elementos que orientam para o cálculo desses valores de acordo com a CNAE de cada organização.

Descontos de encargos e impostos

A arrecadação para o INSS todos os meses é o que garantirá ao profissional o aproveitamento dos benefícios da aposentadoria — seja no futuro ou por invalidez causada por acidente de trabalho — e esta é uma contribuição que não pode ser esquecida pela empresa. O valor varia de acordo com cada salário.

Veja como está em 2021, de acordo com a Tabela do INSS:

• salário de até R$ 1.100: alíquota de 7,5%;
• salário de R$ 1.100,01 até R$ 2.203,48: alíquota de 9%;
• salário de R$ 2.203,49 até R$ 3.305,22: alíquota de 12%;
• salário de R$ 3.305,23 até R$ 6.433,57: alíquota de 14%.

Dedução dos benefícios

Neste caso, é preciso considerar tanto os descontos dos benefícios obrigatórios como os não obrigatórios. O vale-transporte é um dos principais benefícios obrigatórios e a Lei 7.418, de 1985 determina que o desconto não ultrapasse o valor de 6% do salário bruto do colaborador.

Em relação aos benefícios não obrigatórios — como vale-cultura e vale-combustível, por exemplo — a lei não determina um valor mínimo para dedução do salário do funcionário, mas estabelece que a empresa não ultrapasse o valor de 20% do salário bruto.

Folha de ponto

Uma das informações mais importantes que devem constar na folha de pagamento é o saldo trabalhado pelo funcionário naquele mês. Se houve faltas, elas devem ser descontadas; já se a folha de ponto indicar horas extras, a empresa deve pagar esse adicional ou oferecer compensação por meio do banco de horas, prática muito adotada pelo mercado.

Em relação à jornada, além das horas totais trabalhadas, a empresa deve considerar os seguintes saldos para composição da folha:

• viagens a trabalho;
• trabalho nos finais de semana;
• descanso remunerado (DSR);
• faltas justificadas por meio de atestado médico, sendo necessário realizar o abono desse período;
• faltas injustificadas, das quais serão descontadas do salário do profissional;
• atrasos;
• afastamentos.

Pagamento de bonificações e adicionais

Não podem ser esquecidas da folha de pagamentos do colaborador todas as bonificações que ele receber durante o mês, como adicional noturno, premiações, remunerações extras, Participação nos Lucros e Resultados — incluindo o período a que se refere o benefício — entre outros.

Quais são as práticas para fazer a folha de pagamento da melhor maneira?

A folha de pagamento requer atenção especial na hora de fazer o cálculo, pois qualquer conta lançada de forma errada pode gerar transtornos tanto para a empresa quanto para o colaborador.

É uma atividade tão específica que costuma ser função exclusiva do Departamento Pessoal, que lida com ações menos estratégicas nesse sentido que o RH, ou de empresas terceirizadas contratadas pelas companhias. Por isso, é importante contar com a ajuda de instituições especializadas nesse tipo de atividade.

Inclusive, com a chegada do e-social há um tempo e com a crescente digitalização no repasse das informações obrigatórias das empresas para o Governo, podem surgir várias dúvidas em relação às melhores e mais adequadas práticas nesse sentido.

Outra medida relevante é investir em um parceiro para gestão de benefícios. Ele ajudará na atuação da companhia de forma estratégica na oferta de benefícios que compõem a folha de pagamentos, além de indicar o que é melhor para a realidade do negócio e para os times e poupar um bom tempo do RH.

Abrir uma conta bancária empresarial apenas para fazer os pagamentos também é uma boa medida, pois permite que a organização entenda, de forma mais clara, quais são os reais gastos com os funcionários todos os meses e quais custos podem ser reduzidos ou redistribuídos.

Além disso, é preciso estar atento à privacidade e sigilo na hora da entrega da folha de pagamento. Existem empresas que não têm atenção ao processo de distribuição dos holerites entre os colaboradores e permitem que um colega entregue ao outro. Isso, além de ser uma situação desconfortável, demonstra falta de profissionalismo e desorganização.

Por isso, entregue pessoalmente a folha de pagamento a cada colaborador, defina uma data correta para a entrega todos os meses, estabeleça um dia para pagamento mensal e siga o acordado para não haver frustrações internamente.

Quais os erros mais comuns e como evitá-los?

Abordamos as boas práticas, mas também é muito importante citar, resumidamente, quais são os principais erros no dia a dia das empresas na hora de realizar a gestão da folha de pagamentos. Veja!

1. não investir em parceiros especializados no gerenciamento da folha de pagamento, como uma contabilidade, e em uma empresa especialista em gestão de benefícios para os colaboradores;
2. não automatizar os processos do Departamento Pessoal e de Gestão de Pessoas;
3. deixar de acompanhar a folha de ponto com frequência, o que acarreta em acúmulo de tarefas e atraso no fechamento do holerite;
4. não centralizar as informações dos funcionários em um banco de dados eficiente;
5. deixar de fazer o acompanhamento do pagamento mensal das obrigações trabalhistas, como FGTS e INSS;
6. realizar o fechamento da folha no último momento, o que aumenta a possibilidade de cometer erros;
7. não treinar um profissional de DP ou RH para fazer os lançamentos de forma adequada e estar por dentro de todas as obrigações fiscais, trabalhistas e acessórias.

Você conferiu informações valiosas sobre a importância da folha de pagamento e de realizar uma boa gestão, contou com dicas de onde procurar informações aprofundadas de competência governamental e de boas práticas para implementar internamente. Agora, certamente, o fluxo de pagamento da sua empresa será muito mais eficiente e estratégico.

Aproveite e compartilhe essas dicas nas suas redes sociais e ajude outras pessoas a entenderem o assunto!