RH na gestão de custos: qual o importante papel do setor nessa tarefa?

Ao reduzir os seus gastos, uma empresa pode aumentar a sua produtividade e a sua lucratividade, tornando-se mais competitiva no mercado. Dessa forma, pode investir mais em infraestrutura, otimizar a sua operação, realizar melhorias e, consequentemente, alcançar mais investimentos. No entanto, pouco se fala do papel do RH na gestão de custos.

O setor tem uma posição estratégica, que pode contribuir com economias importantes, mas sem que ocorra uma queda na qualidade da organização. Para tanto, é necessária cautela para que a redução de custos seja, de fato, positiva.

Ainda não sabe como isso é possível? Neste artigo, mostramos como funciona a atuação do RH na gestão de custos e damos dicas de como realizá-la corretamente. Continue lendo e veja como aplicar na sua empresa!

O que é gestão de custos?

Qualquer pessoa que abre um negócio deseja que ele seja lucrativo e duradouro, uma tarefa difícil, tendo em vista a competição do mercado e todas as suas oscilações. Para superar todos os desafios, é preciso ter uma boa gestão, que envolve a gestão de despesas, de estoque, de processos e de estrutura.

Isso pode ser difícil de ser colocado em prática, principalmente pela falta de tempo e planejamento adequado. Mas é algo essencial para a tomada de decisões em curto, médio e longo prazos.

O fato é que qualquer investimento necessário para o funcionamento de uma empresa pode ser entendido como um custo — desde a implementação até a confecção de um produto ou a realização de um serviço. Assim, podemos incluir desde as matérias-primas, o transporte e a logística até a energia elétrica e os equipamentos, por exemplo. Sem contar os recursos humanos, que podem representar uma parte significativa dos custos de uma organização.

Conhecer bem todos esses recursos e valores é fundamental para entender a margem de lucro, a lucratividade, o desempenho e outros indicadores importantes para a compreensão de todo o negócio. Portanto, a gestão de custos, nada mais é do que uma forma de controlá-los adequadamente, com informações detalhadas, conhecendo todos os gastos.

Caso seja realizada corretamente, pode apontar meios de otimizar recursos e melhor alocá-los para se obter mais produtividade e a lucratividade do negócio. Ou seja, a gestão de custos pode ser uma questão de sobrevivência para uma empresa, sobretudo em mercados muito competitivos.

Se for feita de maneira adequada, a gestão de custos pode afetar diretamente os resultados da empresa. Também possibilita o estabelecimento de preços com uma margem de lucro mais robusta, a partir de uma estratégia de precificação mais eficiente, avaliando valor agregado, compensações etc.

Qual a importância da gestão de custos na empresa?

O fato é que, com uma boa gestão de custos, é possível ter informações precisas para embasar a tomada de decisões — e isso independe do tamanho do negócio. Mesmo em uma empresa pequena e ainda no início, ela é importante, pois pode melhorar os resultados e evitar problemas.

Isso significa que uma gestão de custos adequada pode melhorar a eficiência, a qualidade e a velocidade de crescimento do negócio, gerando melhores resultados e maiores ganhos. No entanto, as vantagens não param por aí. A seguir, listamos os principais benefícios.

Redução dos riscos do negócio

Qualquer empresa está sujeita a riscos. Mas, com uma boa gestão de custos, é possível reduzi-los pela maior capacidade de precisão nas contas e pela maior previsibilidade de ameaças. Ou seja, ela pode ser o que falta para um negócio ser considerado saudável e autossustentável.

Melhor precificação e mais competitividade

Uma das grandes dificuldades das empresas iniciantes é colocar um preço que seja, ao mesmo tempo, lucrativo e competitivo no mercado. Nesse sentido, a gestão de custos é necessária para tornar a precificação mais eficiente, cortando gastos e evitando problemas.

Redução de gastos

Muitas vezes, a empresa é prejudicada pelo excesso de gastos, pelo desperdício e por problemas inesperados. Assim, uma boa gestão pode ser a solução para entender onde cortar gastos, reduzindo a compra de insumos, de modo a atender à demanda da operação, mas sem excessos.

Maior lucratividade

Ao cortar custos desnecessários, é possível aumentar os lucros naturalmente, pois, com despesas menores, a empresa não precisa vender mais para ter o mesmo resultado. O seu produto ou serviço fica mais competitivo, sem prejudicar os lucros.

Qual o papel do RH na gestão de custos?

Até aqui, você deve estar se perguntando: mas qual é a posição do RH na gestão de custos? Ora, o setor não deve estar restrito a contratar ou demitir pessoas. Se ele atua de forma estratégica, consegue reduzir custos significativos para o negócio. A seguir, explicamos detalhadamente como isso pode acontecer.

Contratações mais acertadas

Os colaboradores, independentemente do setor da empresa, podem fazer toda a diferença para a produtividade do negócio. Para tanto, é necessário acertar nas contratações, ou seja, encontrar as pessoas certas para realizar cada função e com eficiência e qualidade.

No entanto, é necessário destacar que contratar alguém tem um custo muito alto, da mesma forma que uma demissão. Por isso, o ideal é tentar ao máximo reduzir o turnover, por meio de contratações mais adequadas, com um processo de recrutamento e seleção bem-feito.

Maior satisfação dos colaboradores

O RH na gestão de custos também é importante para oferecer meios para uma maior satisfação dos colaboradores. Afinal, quando estão mais satisfeitos, eles ficam mais motivados, realizando suas funções com mais eficiência e produtividade. Sem contar que isso também ajuda a manter um ambiente de trabalho mais agradável e sadio para todos.

Maior controle de custos

Com as informações certas, o RH pode analisar todos os custos para manter um colaborador na empresa, alocando melhor os recursos sem prejudicar as pessoas. Dessa forma, pode optar por treinamentos mais estratégicos ou mesmo desligar um funcionário que esteja comprometendo os resultados da equipe. O fato é que, ainda que o corte de custos não seja o objetivo final, a realocação de recursos pode resultar em uma economia.

Quais os custos do setor de RH?

Por se tratar de um setor de gestão de pessoas, pode ser difícil, em um primeiro momento, identificar quais os custos do RH e como é possível reduzi-los. Por isso, apresentamos quais são os principais abaixo. Confira!

Custos de pessoal

São os envolvidos na folha de pagamento, nos benefícios e na manutenção dos colaboradores na empresa. Assim, estão inclusos:

• salário;
• comissões;
• 13º salário;
• vale-transporte;
• vale-alimentação e refeição;
• encargos trabalhistas;
• convênios médicos e odontológicos.

Aqui, também estão incluídos valores que podem ser necessários no futuro e, por isso, devem ser previstos com uma reserva financeira. São eles:

• provisões trabalhistas;
• dissídios;
• indenizações;
• reajustes salariais.

Turnover ou rotatividade

Já esses são os custos relativos à contratação e ao desligamento de funcionários. Quanto maior o turnover, mais a empresa gasta, pois precisa arcar com encargos trabalhistas e outros custos decorrentes do desligamento. No entanto, mais do que isso, deve se ocupar também do recrutamento e da seleção, que envolvem alguns custos, como:

• divulgação de vagas;
• realização de testes;
• realização de entrevistas;
• realização de dinâmicas de grupo;
• realização de viagens;
• contratação de consultoria externa etc.

Treinamento e desenvolvimento

Os custos do RH também envolvem o treinamento e o desenvolvimento dos profissionais, desde cursos internos até bolsas de estudo em faculdades, pós-graduações, escolas de idiomas, entre outros.

Absenteísmo

Outros custos que, muitas vezes, não são previstos no RH são aqueles provocados pelo absenteísmo, ou seja, as faltas (justificadas ou não), os atestados médicos, as saídas fora do horário, entre outros. Ou seja, é quando a empresa paga as horas do funcionário, porém, elas não são trabalhadas.

Quais as práticas de RH para reduzir custos na empresa?

Agora que você já viu qual o papel do RH na gestão de custos e quais os principais relacionados à gestão de pessoas, é hora de falarmos um pouco de como é possível reduzi-los. De fato, algumas ações simples podem fazer toda a diferença. Abaixo, damos alguns exemplos de como isso pode ser feito de modo eficiente, contribuindo para os resultados da empresa.

Custos de recrutamento e seleção

A contratação de um novo funcionário sempre envolve custos. Mesmo que sua empresa utilize canais gratuitos para a divulgação de vagas, o próprio tempo envolvido no anúncio, na seleção de currículos, nas entrevistas e nos testes pode custar caro e requer atenção do setor de gestão de pessoas.

Uma forma de otimizar esse processo é utilizando plataformas que já selecionam os candidatos a partir de perguntas eliminatórias e testes online. Assim, o processo é acelerado, e os custos são reduzidos, facilitando, até mesmo, para os candidatos, que não precisam se deslocar para a empresa.

Muitas vezes, a terceirização do processo seletivo, com a contratação de uma consultoria especializada, pode sair mais em conta e ser mais eficiente na escolha de uma pessoa capacitada e adequada ao perfil da vaga. Nessa hora, é preciso comparar bastante.

Custos de treinamento

Reduzir os custos com a folha de pagamento pode ser um grande desafio. Uma forma de fazer isso é tornando o treinamento mais rápido, contando com profissionais mais qualificados, de modo que nem todos precisem se adequar à empresa.

Da mesma forma, o conhecimento pode ser repassado aos demais. Isso significa que a empresa pode investir mais no treinamento de um funcionário, que pode replicar esse conhecimento aos colegas no dia a dia. Outra opção é disponibilizar cursos online, que podem ser usados para treinar inúmeras pessoas durante muito tempo.

Custos de pessoal

Se falarmos da folha de pagamento em si, podemos dizer que o custo com as horas extras pode representar um valor muito alto. Portanto, se os seus funcionários estão trabalhando demais depois do horário, é bom rever algumas situações.

Primeiro, se essas horas extras são realmente necessárias ou se elas são fruto da procrastinação. Daí, é preciso entender quais são os motivos, como desmotivação, falta de organização e até de comprometimento.

Em seguida, é importante investigar se um colaborador não está sobrecarregado, sendo necessário reestruturar processos, avaliar e otimizar tarefas. Para tanto, é bom analisar o uso de alguma ferramenta que facilite o trabalho e reduza o tempo de exercício do colaborador.

Caso esse seja um problema coletivo, pode ser necessário fazer uma reestruturação completa, com um maior nível de automação, redistribuição de atividades e até a contratação de pessoas. A terceirização pode ser uma boa opção, principalmente em áreas que não fazem parte do core business da empresa. Nesse caso, haveria efeitos positivos até sobre os erros na gestão de benefícios, que poderiam ser evitados ao se contratar uma empresa especializada no assunto.

Outra solução é a adoção de tecnologias mais atuais, que contribuam para a integração do trabalho dos colaboradores e a melhora da gestão. Um exemplo é o Enterprise Resource Planning (ERP), uma solução que pode ser usada por todos os funcionários, mantendo as informações da empresa em um mesmo local.

Custos de deslocamento

Um custo que pode pesar bastante para o RH é o deslocamento dos funcionários. Uma forma de reduzir esse custo é realizando a roteirização na empresa.

Imagine um colaborador que mora perto de uma estação de metrô, mas, por desconhecimento ou falta de costume em andar nesse meio de transporte, informe que precisa pegar dois ônibus até o local de trabalho. Se a empresa não faz uso da roteirização, certamente o custo da passagem será bem mais elevado do que aquilo necessário, concorda?

Ao adotar o sistema, a companhia consegue descobrir o caminho que sairia mais econômico no final das contas — e também muito mais rápido para o colaborador, neste caso. Ainda sobre economia, seria possível que a empresa utilizasse o valor poupado em outras ações que visassem à satisfação interna ou diversos tipos de vantagens para os funcionários.

Sem contar que não haveria desperdícios ou a acumulação indevida de saldo no cartão de passagem do usuário. Isso contribui para que a próxima recarga seja feita somente no montante que complete o que estiver faltando para que ele consiga se deslocar durante todo o mês. Ou seja: são vários os custos reduzidos internamente.

Por que o RH tem se tornado estratégico?

Ficou para trás o tempo em que o RH era responsável apenas pelo departamento de pessoal e pelo recrutamento e pela seleção de funcionários. Hoje, os profissionais da área estão cada vez mais empenhados em oferecer, às empresas, um trabalho completo, com um RH estratégico, capaz de não apenas reduzir custos, mas também alocar os recursos de forma mais competente. Diante disso, novas atividades têm se tornado rotina, como:

• planejamento dos recursos humanos;
• cuidados com os direitos dos colaboradores;
• engajamento dos funcionários;
• integração dos novos colaboradores;
• construção de um perfil adequado para cada função;
• avaliação de desempenho;
• desenvolvimento pessoal e de carreira;
• saúde e segurança no trabalho.

Por essas e por outras funções é que o setor tem conquistado mais importância nas organizações, independentemente da área de atuação e do tamanho delas. Nesse cenário, o papel do RH na gestão de custos está alinhado a uma nova percepção do setor, como sendo estratégico para os resultados de cada empresa.

Gostou de saber como o RH pode atuar na gestão de custos? Quer entender melhor como implementar essas mudanças? Então, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar!