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Gestão de documentos: entenda mais sobre o assunto!

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A sua empresa faz uma gestão de documentos eficiente? Esse tema tem se tornado cada vez mais relevante no cenário empresarial, visto que a informação já é considerada um dos principais ativos nas organizações e não basta tê-la: é importante conseguir recuperá-la instantaneamente sempre que preciso.

Neste artigo, vamos explicar o que é a gestão de documentos e qual a sua importância para as empresas. Além disso, vamos listar alguns benefícios e dar dicas para que você possa implementar uma gestão eficiente de documentos em sua organização. Confira!

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é um importante processo administrativo que busca controlar e organizar a produção, uso, armazenamento e destinação dos documentos, físicos e digitais, existentes em uma empresa. É um meio de tornar mais eficiente o fluxo de trabalho de tais documentos, por meio da padronização de procedimentos auxiliares na preservação dos registros e na prevenção de riscos.

A implementação da gestão de documentos dá suporte às ferramentas jurídicas, técnicas e administrativas para a elaboração, armazenamento e divulgação desses registros, com segurança, transparência e assertividade. Além disso, garante que toda informação necessária esteja disponível quando forem necessárias as análises estratégicas para tomada de decisões importantes dentro da empresa.

Qual a importância da gestão de documentos nas empresas?

A gestão de documentos é uma parte fundamental na realização das atividades empresariais. Tal técnica é responsável por garantir que todas as informações necessárias para o desenvolvimento dos processos estejam organizadas, armazenadas e facilmente acessíveis.

O objetivo principal da gestão de documentos é tornar possível a rastreabilidade da informação nesses processos, permitindo que as decisões sejam tomadas com base em informações confiáveis. Isso acontece, porque essa prática estabelece parâmetros e critérios para que os documentos sejam guardados e classificados corretamente.

Quais os benefícios da gestão de documentos?

O uso da gestão de documentos possibilita observar vários benefícios no cotidiano da empresa, desde as áreas administrativas e operacionais, até os setores e cargos de gestão e estratégia. Veja alguns desses benefícios a seguir.

Redução de custos

A gestão de documentos promove uma economia significativa para as empresas. Ela contribui para a redução do consumo de papel e do tempo gasto com tarefas burocráticas, como encadernar arquivos manualmente, debater protocolos administrativos com hierarquias burocráticas e buscar registros antigos armazenados em sala de arquivos distantes e empoeiradas.

Ela também colabora para o aumento da produtividade, pois todos os usuários devidamente autorizados podem encontrar rapidamente informações importantes dentro dos documentos compartilhados pela equipe. Outro ponto que gera economia de tempo está na facilidade de atualização dos dados sempre que necessário.

Melhoria na qualidade dos processos

A gestão de documentos melhora o fluxo de trabalho, além de organizar e aumentar a produtividade da empresa. Tal ferramenta permite que os documentos sejam armazenados, compartilhados, indexados e rastreados facilmente, tornando o controle dos arquivos muito mais simples.

Diante dessa organização, os processos se tornam mais eficientes, com menor margem de erros. O uso de softwares especializados viabiliza um controle mais preciso das permissões de acesso às informações, o que confere maior segurança e evita o vazamento de dados e informações sigilosas.

Padronização do arquivamento e recuperação das informações

Outro benefício importante proporcionado pela gestão de documentos é a padronização no armazenamento dos arquivos em sistemas computacionais modernizados. Tal característica ajuda em uma recuperação mais exata e ágil das informações, ou seja, é possível obter precisamente os dados que deseja no momento em que se necessita deles.

Suporte à tomada de decisão

A tomada de decisão é um momento crítico para todo o tipo de gestão e pode determinar o sucesso ou o fracasso de uma empresa. O ponto de partida está no acesso aos dados e informações mais atuais e corretas, para que sejam feitas as escolhas melhor adequadas aos objetivos do negócio.

A gestão de documentos proporciona uma recuperação de dados veloz e eficiente. Dessa forma, gestores e decisores têm em mãos informações mais completas e atualizadas sobre qualquer coisa que se passa nos processos da empresa. Assim, a tomada de decisão se torna mais fácil e assertiva.

Como fazer uma gestão de documentos mais eficiente?

Uma boa gestão de documentos passa por vários cuidados e iniciativas que precisam ser tomados. Quanto melhor for essa gestão, mais benefícios poderão ser percebidos pela empresa, tanto a curto quanto a longo prazo. Veja algumas dicas de cuidados abaixo.

Armazene documentos físicos com assinaturas

Documentos que apresentam assinatura devem ser guardados em locais de acesso fácil, porém restrito. Tais documentos merecem uma atenção especial, pois podem conter informações confidenciais ou ser passíveis de utilização indevida para fraudes e falsificações. Cuide para que esses exemplares sejam mantidos em segurança.

Não guarde documentos sem informações úteis

Evite a acumulação indevida de papéis e arquivos digitais, avaliando a real necessidade de armazenamento de cada item. Assim como documentos físicos sem relevância ocupam espaço em pastas e prateleiras, os documentos digitais ocupam espaço nos servidores e podem onerar a operação da gestão de documentos.

Fique atento a prazos legais

Alguns documentos devem seguir determinações legais acerca de prazos de armazenamento. Fique atento a isso na hora de organizar o arquivo físico e digital da empresa, e principalmente no momento de realizar descartes. Garanta que nenhum documento seja rejeitado indevidamente e evite sofrer penalidades legais.

Digitalize documentos

Uma das principais estratégias é tornar os processos digitais — ou seja, eliminar tudo aquilo que envolve papel —, pois isso promove maior controle sobre as informações e dados armazenados. Além disso, é possível criar sistemas automatizados para gerenciamento de documentos, incorporando regras para separá-los por categorias e facilitando assim sua localização posteriormente.

Como vimos, a gestão de documentos proporciona muitos benefícios para as empresas. Tais vantagens vão desde uma otimização nos processos cotidianos até uma tomada de decisão mais assertiva de diferentes níveis hierárquicos. Seguindo as dicas que demos neste artigo, sua organização pode gerenciar seus dados com mais eficiência, posicionando-se de forma estratégica no mercado.

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