Por que a gestão de tempo nas empresas é tão importante?

Você tem a sensação de que sempre faltam horas em seu dia para dar conta de todas as atividades, mesmo com todas as tecnologias disponíveis? Isso tem tudo a ver com a gestão do tempo!

A boa administração pressupõe a utilização eficiente dos recursos, buscando otimizar os resultados desejados — e o tempo é, com certeza, um dos insumos mais relevantes para as organizações.

Confira, então, a partir de agora, mais informações a respeito da gestão de tempo nas empresas, além de algumas dicas de como fazê-la de maneira inteligente e produtiva!

O conceito de gestão de tempo

O gerenciamento de tempo diz respeito ao processo de organizar e planejar como dividir o tempo das pessoas de acordo com as atividades específicas que elas precisam realizar. Quando as empresas conseguem fazer uma boa gestão nesse sentido, é possível que os colaboradores trabalhem de maneira mais inteligente, visando a aproveitar melhor a jornada diária.

Mesmo quando os prazos estão apertados e há alta pressão para que as entregas sejam realizadas, deixar de administrar o tempo prejudica a eficácia e causa estresse. Quando os indivíduos e as organizações entendem o valor desse recurso, passam a ter mais sucesso em suas iniciativas. As pessoas que perdem tempo são comumente aquelas que podem ser ditas pouco produtivas.

Sendo assim, a gestão do tempo ganha protagonismo em qualquer que seja o contexto de negócios. Nela, estão inclusos:

• o planejamento eficaz;
• o estabelecimento de metas e objetivos;
• a definição de prazos;
• a delegação de responsabilidades;
• a priorização das rotinas conforme sua importância;
• o investimento do tempo certo na atividade certa.

A relevância da gestão do tempo para as empresas

Pense em uma equipe de colaboradores em uma determinada área. Imagine quanto tempo eles não perdem executando atividades de maneira errada, com retrabalho ou mesmo fazendo algo que não agrega valor para a empresa. A produtividade do trabalhador no Brasil é menor quando a comparamos com outras nações mais desenvolvidas — não apenas por questões estruturais e de equipamentos, já que isso tem muito a ver também com aspectos culturais.

Ou seja, isso quer dizer que a mesma performance poderia ser obtida com menos recursos. Ou que mais valor poderia ser gerado pelas pessoas em uma organização. Nesse caso, podemos dizer que aquela conhecida expressão que diz que “tempo é dinheiro” adquire caráter literal. Quanto de um dia de trabalho não é desperdiçado?

É recomendável olhar, primeiro, para o quadro geral. As pessoas precisam ser conscientizadas de que um bom gerenciamento do tempo traz eficiência. E elas devem ganhar com isso. Quando prevalece a ideia de que o trabalhador ganha o mesmo salário produzindo 100 ou 1.000, pode ficar complicado mudar a mentalidade — é preciso dar estímulos para que a mudança aconteça.

O tempo é limitado, as horas que passaram não voltam mais. Isso se aplica a você e a qualquer outra pessoa, pois é típico de nossa existência. Então, se um colega executa apenas metade do trabalho que você realiza no mesmo período, pode-se afirmar que houve perda. Aqueles que querem realmente fazer a diferença precisam reconhecer a importância de encontrar uma maneira de gerenciar esse recurso limitado.

Tomada de decisões melhores

Quando as pessoas aprendem a assumir o controle do tempo, melhoram a capacidade de concentração. E, com o aumento do foco, é elevada a eficiência, porque você não perde o ímpeto. Você começará a passar mais rapidamente pelas tarefas, sem prejuízo aos resultados.

Em decorrência disso, o processo decisório se torna mais inteligente. Quando alguém se sente pressionado pelo tempo e precisa fazer uma escolha, é mais provável que chegue a conclusões precipitadas sem considerar todas as opções. Isso pode levar a decisões ruins.

Por meio do gerenciamento efetivo do tempo, é possível minimizar os efeitos da pressão, sentindo-se mais calmo e no controle da situação. Quando chega a hora de examinar as alternativas, você se torna capaz de fazer análises mais cuidadosas mesmo em períodos mais curtos.

Aproveitamento de oportunidades

Boas oportunidades passam por nós o tempo todo e, muitas vezes, por estarmos absortos em nossas rotinas, nem sempre conseguimos aproveitá-las. Os funcionários que gerenciam melhor seu tempo são mais capazes de se envolver nos processos de criação e inovação, contribuindo decisivamente para o crescimento da organização.

Eles se tornam capazes de ter essa disponibilidade para ajudar com aquilo que realmente pode fazer com que a empresa mude de patamar.

Redução do estresse

Quando as pessoas não conseguem controlar bem o tempo, acabam por se sentir sobrecarregadas e desmotivadas. E quando isso acontece, pode ser difícil mensurar corretamente os prazos para a conclusão das tarefas, prejudicando o trabalho de todos.

Por isso, é tão importante pensar na gestão do tempo em termos corporativos, estimulando cada indivíduo para que melhore nesse quesito. Além de ser melhor para a saúde de cada um deles, isso pode influenciar diretamente nos resultados do negócio.

A forma correta de gerenciar o tempo

Pode ser que, apesar de reconhecer a importância, você sinta alguma dificuldade em implantar e executar essas estratégias. Pensando nisso, agora, listamos algumas dicas que podem ajudar na questão da gestão de tempo nas empresas.

Planeje a rotina

É fundamental ter clareza sobre o que deve ser feito, por quem deve ser feito e em qual prazo. É preciso ter uma visão de processos, identificando quais são as atividades-chave que devem ser concluídas para que as demais comecem a ser realizadas. Uma vez identificadas as prioridades, é preciso concentrar recursos para que elas sejam concluídas o mais breve possível.

Use ferramentas de suporte

Hoje, temos à disposição inúmeras soluções que nos ajudam a fazer a gestão do tempo de modo eficiente. Desde aplicativos que funcionam como alarmes notificando a respeito do que precisa ser feito até quadros online em que podemos dispor as várias atividades e controlar a execução por meio das atualizações de cada envolvido.

Invista na terceirização

As empresas estão cada vez mais conscientes de que devem canalizar seus esforços em fazer aquilo que está realmente correlacionado ao core business. Sendo assim, há diversas opções que permitem repassar para um fornecedor a responsabilidade sobre algumas atividades de apoio.

Uma dessas tarefas é a gestão de benefícios. Quando você conta com um parceiro que simplifica o trabalho e diminui a necessidade de pessoas de sua equipe alocadas para executar esse processo, é possível liberá-las para cuidarem de outras questões mais estratégicas para o seu negócio.

Então, quando falamos de melhorar a gestão de tempo nas empresas, com certeza, conhecer a SP Vale é uma ótima opção. Estamos preparados para atender às suas necessidades em toda a área de benefícios para os seus colaboradores. Entre em contato conosco!