O trabalho remoto já era adotado por algumas empresas no Brasil, principalmente na área de tecnologia e com estruturas mais flexíveis. No entanto, depois da pandemia do novo coronavírus, essa passou a ser a realidade até das organizações mais tradicionais. Depois de alguns meses com os funcionários em home office, muitas até cogitam permanecer no modelo de trabalho a distância.

Isso porque o home office tem se mostrado bastante interessante para manter a produtividade e otimizar a rotina de trabalho dos colaboradores. O regime também representou uma redução de custos para as empresas, devendo apresentar resultados ainda melhores depois que os investimentos necessários em tecnologia e infraestrutura forem recuperados.

No entanto, isso não significa que desafios não precisam ser superados. Se, por um lado, a tecnologia facilita bastante, por outro, é preciso resolver problemas relacionados à motivação dos profissionais e à comunicação eficaz entre as equipes. Para tanto, é fundamental haver uma liderança forte e processos bem instituídos. Neste artigo, você confere um guia completo para fazer a gestão dos funcionários em home office. Boa leitura!

Como o home office se tornou uma realidade atualmente?

A prática do home office ainda caminhava devagar no Brasil. Ele era adotado apenas por algumas empresas, muitas vezes, em caráter semipresencial. Ou seja, o colaborador se dividia entre trabalhar em casa e no escritório em alguns dias da semana. O trabalho remoto também poderia ser usado em casos especiais, por exemplo, se houvesse um problema temporário de infraestrutura na empresa.

No entanto, tudo mudou com a pandemia do coronavírus, como dito. O home office entrou nas recomendações da Organização Mundial de Saúde (OMS) como meio de prevenção contra a propagação do vírus. Assim, muitas empresas optaram por trabalhar remotamente para preservar a saúde dos seus colaboradores.

Depois de alguns meses e com a continuação da pandemia, o trabalho remoto permanece como realidade para a maioria das empresas que decidiram aderir a essa modalidade. Após um período inicial de adaptação e mudanças, agora, há de se criar meios de aumentar o engajamento e garantir a produtividade dos funcionários em home office.

Nesse cenário, muitas dúvidas surgiram na cabeça dos gestores. Afinal, como saber se os colaboradores estão, de fato, exercendo as suas funções? Como assegurar que eles continuarão produtivos, mesmo conciliando a rotina com a vida doméstica?

Esses e outros questionamentos são normais, principalmente em um período de adaptação. Porém, o ideal é reformular o modelo de trabalho e de liderança, dando mais autonomia aos funcionários e trabalhando a colaboração, pois é muito difícil controlar cada aspecto da rotina deles. Ou seja, é necessário repensar a gestão de pessoas para as condições do home office.

Qual a importância da gestão de funcionários em home office?

Essa mudança de pensamento é importante para que haja uma gestão adequada às condições do home office. Não dá para continuar com modelos extremamente rígidos, com um alto controle da realização das tarefas, se cada um dos funcionários está em um local diferente.

Por outro lado, atuar com funcionários em home office não significa deixá-los à deriva. Pelo contrário, é necessária uma boa gestão, que contemple não apenas a preocupação com a produtividade, mas também com o bem-estar e a saúde das pessoas.

Com uma boa gestão de pessoas, é possível assegurar que eles continuem motivados e se sentindo pertencentes à companhia, ainda que o trabalho seja realizado em casa. As equipes podem se manter integradas e colaborativas, internamente e com os outros membros da organização.

Para tanto, é fundamental exercer uma liderança forte, na qual os líderes sejam vistos como um porto seguro diante de um momento de instabilidade. Portanto, podemos dizer que a gestão de pessoas é uma questão ainda mais estratégica com os funcionários em home office.

Quais são as vantagens do home office para os funcionários?

Passados alguns meses de trabalho remoto, muitas empresas estão se perguntando se devem voltar ou não para o escritório. Enquanto isso, outras estão pensando se não seria o ideal continuar assim indefinidamente ou até optar pelo home office em caráter definitivo. Para ajudarmos, separamos as principais vantagens do home office.

Aumento da produtividade da equipe

Muitos fatores contribuem para uma maior produtividade em casa, como a falta de distrações e até interrupções, seja do telefone, seja dos colegas. As pessoas também trabalham no conforto da sua casa, em um ambiente agradável e acolhedor, que transmite confiança e comodidade para o desempenho das suas tarefas. O fato é que muitos veem o home office como uma recompensa, sentindo-se estimulados a produzir mais.

Redução do absenteísmo

Como não há necessidade de deslocamentos ou de lidar com outros imprevistos, podemos dizer que as faltas e os atrasos são reduzidos a praticamente zero. Afinal, cada colaborador já está em seu escritório. Assim, não há problemas na entrega dos trabalhos ou no andamento de reuniões. No entanto, é necessário que haja compromisso para respeitar os prazos.

Maior flexibilidade

Um dos fatores que levam muitas pessoas a preferirem o home office é a flexibilidade no horário. Na maioria dos casos, é determinado o número de horas que o profissional deve atuar por dia ou quais tarefas deve entregar no período. Isso contribui para uma maior produtividade no trabalho, pois o trabalhador consegue conciliar melhor a função com outros afazeres, sendo um grande motivador.

Obviamente, essa flexibilidade vai depender muito da empresa. Em alguns casos, não é possível mudar ou alternar os horários de trabalho, principalmente quando é feito o atendimento a clientes ou quando são realizadas muitas reuniões ao longo do dia. De qualquer forma, só o fato de estar em casa já torna a rotina um pouco mais flexível.

Redução de custos

Outra vantagem de manter os funcionários em home office é a redução de custos para os dois lados. A empresa pode reduzir gastos com energia elétrica, água, limpeza e infraestrutura, por exemplo, mesmo quando é dada uma ajuda de custo para o trabalhador. Já os colaboradores são beneficiados pela redução de outros custos relacionados a deslocamento, alimentação e vestuário, por exemplo.

Mais conforto e bem-estar

Horas no trânsito, atrasos e problemas familiares são alguns dos entraves que, muitas vezes, fazem com que o trabalhador já chegue à empresa cansado. Com o tempo, esse cansaço se acumula, aumentando o estresse e provocando graves problemas de saúde.

A maior parte desses problemas pode ser evitada com o home office. O trabalhador ganha em qualidade de vida e bem-estar, sentindo-se melhor consigo e com a empresa. Em um ambiente mais confortável e familiar, ele pode exercer as suas funções sem problemas, distrações e outros fatores que comprometem a sua criatividade e a sua produtividade.

Como manter a equipe engajada no home office?

Agora que você viu as vantagens de ter os funcionários em home office, pode estar se perguntando como fazer uma boa gestão a distância. De fato, é um desafio mantê-los engajados, mas é possível. Confira as nossas dicas a seguir.

Mantenha uma comunicação constante e efetiva

Autonomia e flexibilidade não devem ser confundidas com abandono. Mesmo em casa, os colaboradores devem permanecer envolvidos na rotina da empresa, recebendo e trocando informações com os colegas. Eles não devem se sentir sozinhos por não estarem mais no ambiente físico da organização.

Para tanto, é fundamental manter uma comunicação efetiva e constante, do mesmo modo que era feito no trabalho presencial. Isso vale tanto para a comunicação interna, como no caso de e-mails e comunicados, quanto para a conversa do dia a dia entre as equipes. Esse diálogo pode ser facilitado por meio de diversas ferramentas, como o Skype, o Zoom e o WhatsApp etc., que devem ser fornecidas pela organização.

Desenvolva uma liderança colaborativa

Uma gestão sisuda, unilateral, em que as decisões são tomadas de cima para baixo, não combina com o home office. Nessa hora, é mais eficiente adotar uma liderança colaborativa, em que o líder põe a mão na massa e dá o exemplo para os demais, pois não dá para cobrar uma postura dos colaboradores a distância, se o próprio gestor não a tem.

Isso pode ser percebido no cumprimento dos horários e na organização das tarefas. Por exemplo, se a equipe trabalha com um sistema de gestão, o líder deve ser o primeiro a manter as informações atualizadas e respeitar os prazos de entrega. Isso contribui significativamente para aumentar o engajamento de funcionários e melhorar o clima organizacional.

Adote os feedbacks contínuos

Os feedbacks são fundamentais para que os colaboradores entendam qual a percepção do seu trabalho, realizando melhorias e aumentando a sua motivação. No entanto, não dá para esperar muito tempo para fazê-los, uma vez que uma situação ruim pode ser agravada com a falta de comunicação e a distância.

O ideal é dar feedbacks continuamente, de preferência, em tempo real. Assim, há um melhor alinhamento de expectativas, com a correção de problemas antes que eles se tornem bem maiores. Também é importante tirar dúvidas e orientar sobre comportamentos e métodos de trabalho que são fundamentais para o desenvolvimento do profissional. Sem contar os feedbacks positivos, que ajudam a motivar os colaboradores.

Planeje bem as estratégias e atividades

Se, antes, já era necessário um bom planejamento, no home office, ele é ainda mais importante. O planejamento deve contemplar todos os objetivos e ações estratégicas da organização e o modo como eles serão executados, considerando-se a condição do home office. Ou seja, o trabalho remoto deve ser visto como um valor relevante para o crescimento da empresa, incluindo seus riscos e desafios.

Além disso, também é preciso planejar as atividades do dia a dia, com um bom alinhamento entre os gestores e as equipes. Para isso, podem ser usadas metodologias e ferramentas de gestão de tarefas totalmente online, em que é possível acompanhar as entregas de todos.

Tenha empatia

Apesar de todas as vantagens, o home office apresenta desafios, tanto para os funcionários quanto para as empresas. Nessa hora, é preciso que ambos os lados tenham empatia para lidar com as diferenças e os problemas que podem surgir.

De um lado, as empresas podem sofrer com as falhas na comunicação e devem procurar soluções para resolver conflitos e problemas a distância. De outro, os colaboradores precisam lidar com uma rotina complexa, que envolve o cuidado dos filhos, das tarefas domésticas e outras obrigações, junto ao trabalho. Por isso, é essencial que todos exerçam a empatia para saber se colocar no lugar do outro e tentar lidar com essas situações da melhor forma.

Afinal, vale a pena adotar o home office após a pandemia?

A resposta para essa dúvida vai depender bastante da sua empresa, do mercado, da cultura organizacional, entre outros fatores. O fato é que muitas organizações que não viam o home office como opção perceberam que eram necessárias apenas algumas mudanças para se adaptar. Depois disso, o modelo passou a trazer inúmeros benefícios.

Inclusive, muitos trabalhadores preferem essa modalidade. Porém, não dá para continuar adotando modelos de gestão tradicionais para um alto controle das ações dos funcionários em home office, como explicamos. É preciso rever processos, tecnologias e, principalmente, a gestão, em todos os níveis.

Outro fator a ser observado é a legislação. Se o trabalhador tem mais dias de trabalho remoto do que presencial, deve-se respeitar a lei do teletrabalho. Isso não é válido para os casos em que ele passa apenas alguns dias em casa.

A empresa também deve fazer treinamentos sobre segurança do trabalho e oferecer os equipamentos necessários para o desempenho das funções, preservando a saúde e o bem-estar do colaborador. Outras questões, como a jornada de trabalho e a remuneração, devem ser acordadas entre as partes, respeitando-se os limites legais. É bom lembrar que o trabalhador remoto tem os mesmos direitos trabalhistas que os funcionários alocados, como férias, 13º salário e recolhimento do FGTS.

A pandemia alterou a rotina de todas as pessoas, de uma forma ou de outra, nos fazendo rever conceitos, ideias e estilos de vida. Isso não é diferente nas organizações, que passaram por uma redefinição nas suas estruturas e nas suas funções no mercado.

Fazer a gestão dos funcionários em home office foi apenas um dos desafios enfrentados pelas empresas nesse momento tão difícil. Assim, a continuidade ou não desse modelo vai depender de uma série de decisões, que envolvem não apenas a operação, mas a própria maneira como a organização é percebida pelo mercado e pelos seus diferentes públicos, incluindo os seus colaboradores.

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