Uma das funções dos gestores é a de organizar e distribuir atribuições para a sua equipe, parece fácil não é mesmo? Mas uma grande parte encontra alguma dificuldade em delegar tarefas, seja por medo de perder o controle das atividades, falta de confiança na equipe, pouco tempo e treinamento, entre outros motivos.

O espírito paternalista também gera esse entrave, o gestor prefere acumular funções e realizar todas as tarefas em vez de capacitar a equipe. Isso, além de sobrecarregá-lo, não garante que todas as atividades serão concluídas com a qualidade ideal. Esse comportamento pode indicar também uma aflição na hora de prestar contas.

Pode ser difícil para essas pessoas delegar tarefas, porque elas preferem se assegurar da efetiva realização delas. A descentralização das atividades é benéfica para todos da empresa, permite às pessoas desenvolver e aprimorar competências e demonstra que o gestor acredita e confia no potencial da sua equipe. Não delegar prejudica a empresa, a equipe e o próprio gestor.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para ajudar e incentivar a distribuição de tarefas. Continue com a gente e confira!

Conheça sua equipe

Um dos principais pontos para começar a delegar funções é conhecer as pessoas com quem trabalha. Aprenda quais os pontos positivos, negativos, habilidades e dificuldades, descubra o que pode ser desenvolvido e qual o perfil de cada integrante da sua equipe. Assim você conseguirá entregar a tarefa certa para a pessoa mais habilitada a desenvolvê-la.

Entenda quais as motivações e ambições de cada colaborador. Converse, promova reuniões individuais e em grupo, crie oportunidades e ambientes de compartilhamento de ideias, uma equipe motivada e em harmonia gera melhores resultados e tem menos chances de turnover ou afastamento por problemas relacionados ao estresse.

Treine habilidades

Conhecidas como hard skills, as habilidades podem ser desenvolvidas em curto ou médio prazo. Um colaborador bem-treinado vai realizar as atividades com qualidade, conquistando a confiança do gestor, que por sua vez poderá focar em outras tarefas mais adequadas para o conhecimento e experiência dele.

O treinamento pode ser ministrado por pessoas que já dominam essa habilidade dentro da empresa, o que também é uma forma de melhorar a interação entre os setores. Outra opção é a de contratar empresas e pessoas especialistas nesses tipos de serviço, podendo ser realizado na própria empresa ou em um espaço externo especifico.

Seja organizado

Uma das dificuldades em delegar tarefas é a falta de gestão de tempo, tanto pessoal quanto da própria equipe, por isso tenha conhecimento dos projetos em andamento dentro da empresa. Assim é mais fácil direcionar as atividades de acordo com o grau de importância, urgência e obrigações envolvidas, aproveitando com precisão a mão de obra disponível.

Estabeleça prazos, isso evita surpresas e preocupações exageradas. Programe reuniões semanais para saber da evolução dos projetos, as dificuldades e quais os prazos e atividades precisam ser revisadas e adequadas às novas necessidades. Estar ciente das etapas e dos prazos colabora para uma melhor organização e qualidade da tarefa.

Delegue, mas não se esqueça de acompanhar

No momento em que delegar uma atividade, deixe um espaço para que a pessoa também tenha autonomia sobre ela. Isso permite que o colaborador coloque ideias e estratégias para testar, evita que procure o gestor a todo momento para tomar decisões e desenvolve a confiança em sua capacidade.

Isso não significa que não deve haver um acompanhamento, procure saber sobre a evolução do projeto, se os prazos estão em dia, se a equipe está se deparando com algum tipo de obstáculo. Acompanhar e adotar a cultura do feedback é importante para o desenvolvimento pessoal e profissional de cada pessoa.

Aposte na tecnologia

Sistemas e programas de computador ajudam a organizar, distribuir e estar sempre atualizado com os prazos dos projetos. A inteligência artificial pode auxiliar na mensuração de relatórios, recrutamento e seleção, melhorar a comunicação interna e até mesmo ser uma ótima ferramenta para treinamentos e desenvolvimento interno.

Testes on-line específicos ajudam a traçar o perfil de cada integrante da equipe, direcionando o melhor setor e projeto para cada um e reduzindo algumas das dificuldades em delegar tarefas no dia a dia. A inteligência artificial também consegue fazer um overview dos resultados e desempenhos anteriores e projetar os futuros, direcionando os planejamentos.

Terceirize algumas funções

Determinadas atividades podem ser consideradas de menor importância em certos momentos. Em situações nas quais há uma sobrecarga de funções, pode ser mais viável contratar outra empresa mais especializada no assunto do que contratar ou realocar outra pessoa dentro da empresa para aprender aquela função.

Dessa forma, a empresa prioriza as atividades estratégicas e delega as demais para outras pessoas. O setor de RH, por exemplo, pode optar por terceirizar a gestão de benefícios, contratando um especialista e, assim, focando em outras funções. Pode ser apenas para uma atividade específica ou de forma permanente.

Vimos diversos motivos que levam à dificuldade em delegar tarefas, mas também muitos outros para começar a dividir as atividades e a confiar mais em sua equipe. Por mais desafiador que seja no inicio, como toda habilidade, é necessário colocá-la em prática todo dia até que se torne algo natural e simples.

Não tenha receio em pedir ajuda, a humildade é uma virtude, ninguém é bom em tudo o tempo todo. É por isso que existe a equipe, ela foi formada para auxiliar nas atividades e evitar que um único indivíduo se sobrecarregue. Caso seja necessário, procure recursos fora da empresa por meio de consultorias especializadas.

Sempre atualizada com as novidades do mercado e em sintonia com as necessidades de seus clientes, a SP Vale é um exemplo de solução para a gestão de benefícios da empresa. Ela apresenta ampla experiência no assunto e conta com uma ótima plataforma de gestão de benefícios, que facilita muito o trabalho de seu setor.

Existem várias dificuldades em delegar tarefas para uma equipe, mas, com estas dicas e um pouco de prática, tal função fica cada vez mais fácil de executar! Conte conosco para ajudar nessa tarefa! Entre em contato com um de nossos consultores e otimize o seu tempo.

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